Activitek

Activitek ‘Loisir – Privé’

Module Intervenants
La notion d'intervenant englobe les clients, les organismes, les employés/bénévoles, les fournisseurs, etc. Toute personne/entité qui peut être facturée ou contactée. Ce module centralise l'information des différents intervenants de votre organisation qu'ils soient clients, fournisseurs ou employés et permet la consultation de l'historique de cours/activité pour une personne.

Le module permet :

La saisie et la gestion des données de base des participants (nom, prénom, adresse, téléphone, courriel(s), date de naissance, etc.), avec la flexibilité de plusieurs courriels, plusieurs adresses et de multiples numéros de téléphone.
La saisie et la gestion des adhésions et des renouvellements.
L'inscription des informations pour le dossier médical.
La saisie et la gestion des données d'une famille 'parents et tuteurs'.
La saisie de note au dossier de longueur illimitée. Cette note associée à un niveau de sécurité 'Attention Spéciale' devient un message d'alerte qui accompagne la fiche de l'intervenant et sera affiché en tout temps. Cette condition est surtout attribuable soit à une condition de santé, d'état physique ou de conditions spécifiques à une activité, de plus l'alerte peut être définie entre deux dates spécifiques.
La gestion du duplicata de clientèle.
La gestion des membres et de leurs rôles dans l'organisation.
La gestion des ressources reliées à l'organisation qui qualifie le type d'intervenant, 'ex. : instructeur, bénévole, professeur, etc.'.
La flexibilité d'une section champ dynamique qui permet d'ajouter des champs définis par l'utilisateur.
La fiche de l'intervenant devient unique et sera associée à toutes les fonctions de chacun des modules du système.

Le module assure également certaines fonctions additionnelles.

Rechercher un intervenant.
Afficher la photo d'une personne.
Émettre des cartes d'identité (optionnel).
Émettre des cartes de membres soient vos bénévoles, employés et autres (optionnel).
Émettre des cartes de groupes identifiant l'appartenance à une activité de groupe, 'ex : carte d'abonnement et/ou adhésion' (optionnel).
Permettre la saisie et la gestion de la programmation annuelle.
Permettre la conservation des statistiques sommaires sur les élus du conseil d'administration.
Permettre la conservation des statistiques sommaires sur les membres.
Restreindre certaines informations confidentielles aux personnes remplissant des rôles prédéterminés.
Conserver l'historique de clients.

Module Activités
Ce module permet la création et la gestion des activités offertes par votre organisation selon une période déterminée.

Le module permet :

La saisie et gestion des données de base des activités (un prix, un pré-requis, un ensemble de rabais, des frais additionnels, % d'inscription via Internet, un responsable, activité disponible au public ou non, endroit de l'activité, minimum et maximum d'intervenants par activité, etc.).
La gestion des différentes politiques de tarification avec application automatique et l'ajout manuel de tout autre critère subjectif.
L'affichage des activités en mode grille horaire et calendrier avec mise en valeur des conflits.
La création des activités d'une session à partir des activités d'une session passée 'fonction duplicata'.
La création et gestion des séances par activité.
L'attribution des activités aux locaux/plateaux avec validation.
La gestion de la diffusion des activités de groupe en ligne 'affichage ou non'.

Module Inscriptions
Ce module permet différents modes d'inscriptions, soit en ligne ou par un préposé de l'organisation.

L'inscription des participants à une ou plusieurs activités comporte plusieurs validations:

Disponibilité
Pré requis d'inscription associée à la fiche de l'intervenant
Sélection des plages horaires affectées à l'activité choisie
Mise à jour de la fiche de l'intervenant
Gestion des listes d'attente
Nombre minimal de candidats à une activité

Le module permet :

Le choix d'une ou plusieurs activités par intervenant
Le traitement du paiement en ligne via un serveur de paiement (optionnel)
Le transfert d'une personne entre les groupes 'modification d'inscription'
La consultation de la diffusion des activités de groupe
La gestion des inscriptions et statistiques 'mode administrateur'
La gestion des présences 'mode administrateur'
La facturation par session (ex.: cours) ou facturation récurrente (ex.: entraînement en salle; avec avertissement et interrogation des soldes à recevoir)

Module Ressource
Ce module permet d'identifier toutes les ressources nécessaires à l'environnement 'Loisir'. L'appellation 'ressource' représente soit une ressource matérielle (local, équipement) ou une ressource humaine (professeur, bénévole) ou même représente la nature du service qui sera dispensé. Chaque ressource sera classifiée en arborescence et détiendra un statut indiquant sa disponibilité.

Le module permet aussi :

Fiche ressource incluant toutes les informations inhérentes aux locaux/plateaux, équipements, ressource humaine et services.
Lorsque l'on réserve une ressource qui contient des ressources sous-jacentes, ces dernières se retrouvent aussi réservées. Il peut donc y avoir un nombre infini de niveaux et de ressources sous-jacentes.
On peut spécifier que la réservation d'une ressource empêche la réservation d'une autre ressource même s'il n'y a pas de rapports hiérarchiques entre elles.
Il est possible de visualiser la grille de temps de chaque ressource. Ceci dans le but entre autre de détecter de potentiels conflits.
La notion de ressource concerne aussi bien les équipements identifiés uniquement (par un numéro de série par exemple) que les équipements en plusieurs exemplaires (ex.: chaises, ballons, etc.).

Module Finance

Ce module assure une gestion simplifiée de toutes vos transactions financières tout en vous permettant une distribution par organisme de même que l'application des frais imputables pour les équipements, locaux/plateaux et ressources humaines.

Le module permet :

Gestion des encaissements, des dépôts et bordereaux de dépôts.
Gestion des différents modes de paiement acceptés (chèque, argent, mandat, carte de crédit, paiement direct, etc.).
Gestion des chèques postdatés (liste et encaissement automatique).
Création d'une liste de transfert de compte Grand-livre.
Gestion des comptes à recevoir.
Impression des états de compte.
Messages divers et configurables.
Traitement des reçus et notes de frais.
Répartition des revenus d'inscription selon plusieurs postes au Grand-livre.
Système complet de facturation.
Journal des recettes.

Relevés 24
Ce module produit tous les rapports et formulaires nécessaires à l'utilisateur selon les exigences et normes gouvernementales aux crédits de garde d'enfants selon les activités éligibles.

Module Sécurité
Ce module sert à définir les paramètres de confidentialité et de droit d'accès pour chaque intervenant, selon le rôle qui lui a été confié dans l'organisation.

Ce module défini les paramètres suivants :

Chaque utilisateur possède un rôle.
Chaque rôle est lié à un type de rôle.
Chaque type de rôle possède des droits d'accès selon sa nature (section, champ).

Location et Réservation :
Ce groupe progiciel est la suite logique pour effectuer les locations et les réservations d'espaces ou d'individus à tout intervenant inscrit en interaction avec le progiciel Inscription 'Système de Base'.

Le progiciel Location et Réservation assure les fonctions suivantes :

Réservation de locaux/plateaux
Réservation d'équipements
Réservation de ressources humaines.
Réservation de services.
Ajout d'une nouvelle réservation
Regroupement des réservations de ressources humaines à la réservation de certains locaux/plateaux.
Gestion des bons de livraisons et des retours pour les équipements.
Les équipements détiennent un statut qui indiquent s'ils sont brisés ou disponibles à la réservation.
Facturation à l'heure.
Facturation à la séance.
Lorsqu'une ressource réservée contient d'autres ressources attachées, le système peut empêcher optionnellement toutes les autres à la réservation.
Facturation possible de frais à l'annulation.
Recherche et localisateur de ressources en main, en réservation, en transit et de retour.
Impression de formulaires de prêt et de retour.
Calcul automatique des frais selon la politique de prix en vigueur.

Interface Public :

Le progiciel Interface Public offre une vitrine sur les loisirs de l'organisation directement accessible à la population par l'internet. La population sera en mesure de vérifier les activités offertes, obtenir une plus grande connaissance des services, permettre une communication bidirectionnelle en temps réel et effectuer ses inscriptions et réservations en tout temps (24heures/7 jours) dans le confort de son foyer.

Ce progiciel permet :

La saisie et la gestion des données de base des participants soit individuel ou familial (nom, prénom, adresse, téléphone, courriel(s), date de naissance, etc.), avec la flexibilité de plusieurs courriels, plusieurs adresses et de multiples numéros de téléphone.
La saisie et la gestion des données d'une famille 'parents et tuteurs'.
L'inscription des informations pour le dossier médical.
La mise à jour du statut des données des citoyens participants
Vérification des activités offertes
L'affichage des activités en mode grille horaire et calendrier.
Inscription et réservation d'activités ou de plateaux
Le choix d'une ou plusieurs activités par participant
Sélection des plages horaires affectées à l'activité choisie
Enregistrement d'activités en liste d'attente et vérification de confirmation de ces activités
La consultation de la diffusion des activités de groupe
La vérification des activités suivies avec historique
La saisie et la gestion des adhésions et des renouvellements.
Le traitement du paiement en ligne des activités via un serveur de paiement