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Activitek ‘Formation’
Module
Intervenants
La
notion d’intervenant englobe les clients (citoyens résidents
et non-résidents), les organismes, les employés/bénévoles,
les fournisseurs, etc. Toute personne/entité qui peut être
facturée ou contactée. Ce module centralise l’information
des différents intervenants de la municipalité qu’ils
soient clients, fournisseurs, employés ou les trois en
même temps et permet la consultation de l'historique de
cours/activité pour une personne.
Le module permet :
-
La saisie et la gestion des données de base des participants
(nom, prénom, adresse, téléphone, courriel(s),
date de naissance, etc.), avec la flexibilité de plusieurs
courriels, plusieurs adresses et de multiples numéros
de téléphone.
- La
saisie et la gestion des adhésions
et des renouvellements.
- L’inscription
des informations pour le dossier médical.
- La
saisie et la gestion des données d’une famille ‘parents
et tuteurs’.
- La
saisie de note au dossier de longueur illimitée.
Cette note associée à un niveau de sécurité ‘Attention
Spéciale’ devient un message d’alerte
qui accompagne la fiche de l’intervenant et sera
affiché en
tout temps. Cette condition est surtout attribuable soit à une
condition de santé, d’état physique
ou de conditions spécifiques à une activité,
de plus l’alerte peut être défini
entre deux dates spécifiques.
- La
gestion du duplicata de clientèle.
- La
gestion des membres et de leurs rôles dans l’organisation.
- La
gestion des ressources reliées à l’organisation
qui qualifie le type d’intervenant, ‘ex.
: instructeur, bénévole, professeur,
etc.’.
- La
flexibilité d’une section
champ dynamique qui permet d’ajouter des
champs définis par
l’utilisateur.
- La
fiche de l’intervenant devient
unique et sera associée à toutes
les fonctions de chacun des modules du système.
Le
module assure également certaines fonctions additionnelles.
- Rechercher
un intervenant.
- Afficher
la photo d’une personne ou le logo d’un
organisme si disponible.
- Émettre des cartes d'identité.
- Émettre des cartes de membres (bénévoles,
employés et autres).
- Émettre
des cartes de groupes identifiant l'appartenance à une
activité de groupe, ‘ex : carte d’abonnement
et/ou adhésion’.
- Permettre
la saisie et la gestion de la programmation annuelle des organismes.
- Permettre
la conservation des statistiques sommaires sur les élus
du conseil d’administration.
- Permettre
la conservation des statistiques sommaires sur les membres.
- Restreindre
certaines informations confidentielles aux personnes remplissant
des rôles prédéterminés.
- Limiter
les organismes à consulter seulement les informations
qui les concernent avec un niveau de sécurité d’accès.
- Saisir
les données sur l’accréditation
des organismes.
- Conserver
l’historique
de clients.
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